(1)稱呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的×××等。

(2)問候語：如寫“你好”、“近來身體是否安康”等。獨立成段，不可直接接下文。否則，就會違反構段意義單一的要求，變成多義段了。

(3)正文。這是信的主體，可以分為若干段來書寫。

(4)祝頌語。以最一般的“此致”、“敬禮”為例。“此致”可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接著主體正文之后，不另起段，不加標點;二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。后應該加上一個驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。

(5)具名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關系，如兒×××、父、你的朋友×××等。再下一行寫日期。

(一)有特定的對象和行文目的。實用范文的對象是十分明確的，寫給誰看的，行文者一清二楚。

(二)有較為固定的寫作格式。寫作格式的固定是應用文的顯著特點。它是歷史留傳、人們習以為常、約定俗成的，任何人不可隨意違反它的固定的格式，否則就是不倫不類的，就達不到應用文的寫作目的。

(三)有較強的時效性。實用范文總是針對工作學習或生活中所出現的具體事情而寫的。

(四)語言要樸實、簡明、準確、嚴謹。